En France, les entreprises doivent conserver pendant un certain temps leurs archives. En effet, la législation impose aux entreprises un certain délai de conservation des archives, et ce, afin de pouvoir contrôler un certain nombre de leur action financière ou économique. Vient cependant parfois le temps de détruire ses archives. Mais alors, pourquoi est-il important de détruire ses archives ? On fait le point.
Réaliser un gain de place important dans ses locaux
La première raison qui pousse les entreprises à détruire ses archives est d’ordre organisationnel. En effet, les archives sous forme de documents imprimés peuvent, sur le long terme, occuper une importante place au sein d’une entreprise. D’ailleurs, nombreuses sont les entreprises qui sont obligées de dédier une pièce entière à ses archives.
Or, procéder à la destruction de ses archives permet de libérer cette place et de faire un nouvel usage de la pièce anciennement dédié aux archives. Cela permet alors de faire certaines économies. Et pour cause : l’on peut libérer de l’espace au lieu de louer de nouveaux bureaux.
Protéger les données de ses clients et de ses fournisseurs
Les archives représentent une mine d’information pour une entreprise. En effet, y est consignée l’intégralité des échanges et des documents produits par l’entreprise en question. À ce titre, l’on peut retrouver, dans les archives des données sensibles, comme des coordonnées bancaires, des informations personnelles ou même des contrats.
Pour cette raison, nombreuses sont les entreprises qui procèdent à la destruction de certaines archives. Cela leur permet alors de préserver et protéger les données de ses clients et de ses fournisseurs et d’éviter ainsi tout vol de données.
Procéder à la migration de ses données et de ses archives
Si les archives étaient auparavant exclusivement conservées sous forme papier, il est désormais possible de numériser ces documents. Cette option est de choisir par de nombreux établissements à l’occasion d’un déménagement d’archives ou de banque.
En effet, les archives numériques présentent l’avantage d’être plus organisée et d’occuper moins de place. À noter qu’il est indispensable d’assurer une sécurité informatique sans failles à ces documents, et ce, afin d’éviter tout vol de données.
Ainsi, il est parfois indispensable de procéder à la destruction de ses archives, et ce, pour réaliser un gain de place ou être mieux organisé.